MediaPolitics-Workshop: Erfolgreich an Ausschreibungen der öffentlichen Hand teilnehmen!
So kommen Agenturen und Selbständige an Aufträge
Die wichtigsten Tipps für die Teilnahmen an öffentlichen Ausschreibungen
Mehr als 30 000 Vergabestellen der öffentlichen Hand schreiben jährlich Ausschreibungen im Wert von 250 Milliarden Euro aus. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft sind die Teilnahmebedingungen bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand stark reglementiert. Ein einziger kleiner Fehler reicht, um aus dem Verfahren auszuscheiden.
Der Arbeitskreis MediaPolitics der Deutschen Public Relationsgesellschaft DPRG e.V. beschäftigt sich intensiv mit dem Thema Ausschreibungen, denn auch für Kommunikationsagenturen lohnt sich die Teilnahme. In mehreren Workshops referierten Experten, u.a. von der DTAD GmbH und KPMG Law, wie man überhaupt lukrative Ausschreibungen findet und worauf man achten muss, damit der oft aufwendige Ausschreibungsprozess in einem Auftrag mündet.
Vorakquise durchführen
Eines der effektivsten Mittel ist die so genannte Vorakquise. Viele Behörden sind im Vorfeld zu Gesprächen mit Agenturen und Marktanbietern bereit, um dadurch Informationen über Entwicklungen und Neuigkeiten der Branche zu erfahren. Dienstleister sollten daher aktiv auf Behörden zugehen und um einen Gesprächstermin bitten. Hier besteht zudem die Chance, sich bei Behörden aktiv über auslaufende Zeit- und Rahmenverträge zu informieren
Bieterfragen stellen
In den Vergabeunterlagen und der Auftragsbekanntmachung sind alle entscheidenden Teilnahmeinformationen enthalten. Bewerber sollten diese genau lesen und alle Anforderungen erfüllen. Fragen können im Vorfeld schriftlich über die so genannte Bieterfrage gestellt werden. Die Behörden sind verpflichtet diese zu beantworten.
Jede Frage plus Antwort muss seitens der ausschreibenden Behörde zudem veröffentlicht werden. Bewerber, die zuvor noch nicht für öffentliche Stellen gearbeitet haben, können zum Beispiel mittels Bieterfrage bei der ausschreibenden Stelle anfragen, ob gleichwertige Referenzen aus der Privatwirtschaft bei der Bewerbung ausreichen.
Nachfrage bei „Loss“
Wer bei einem Ausschreibungsprozess verloren hat, sollte auf jeden Fall bei der ausschreibenden Behörde telefonisch oder schriftlich nachfragen, um zu erfahren, aus welchen Gründen der Zuschlag nicht erteilt wurde. Viele Bewerber scheuen diesen Schritt und vergeben so die Chance, ihre Ausschreibungsunterlagen permanent zu verbessern.
Die wichtigsten Tipps für das Neukundengeschäft mit der öffentlichen Hand
- Fest definierte „Ausschreibungsbeauftragte“ ausbilden, die gezielt Erfahrungen mit Ausschreibungen sammeln.
- Professionelle Vertriebsplattformen scannen tausende Quellen, finden passende Ausschreibungen und zeigen, wie hoch die Chancen zur Auftragsgewinnung sind.
- Fristen beachten: Nach rechtzeitiger Anforderung der Vergabeunterlagen sind die Abgabefristen bindend. Bieter tragen allein das Risiko einer verspäteten Zustellung. Bei E-Vergabe-Plattformen müssen alle Dateien vor Fristablauf hochgeladen sein.
- Alle geforderten Nachweise erbringen: Alle Dokumente (nicht älter als drei Monate) sollten zur Abgabe rechtzeitig an einer zentralen Stelle vorliegen.
- Aufbau und Form beachten: Die Angebots- und Bewerbungsbedingungen, inklusive der Reihenfolge der Unterlagen, sind oft vorgegeben. Kleine Abweichungen können zum Ausschluss führen.
- Anforderungen einhalten: Keine Streichungen oder Ergänzungen vornehmen. Auf die vollständige Bearbeitung aller geforderten Punkte achten und eine nachvollziehbare Kalkulation einreichen.
- Eigene AGBs entfernen: Es gelten die AGBs der ausschreibenden Stelle. Die AGBs des Bieters dürfen an keiner Stelle erscheinen.
- Unterschriften prüfen: Das Angebot muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift beziehungsweise elektronischen Signatur an allen vorgesehenen Stellen unterzeichnet sein.
Alle Tipps in Zusammenarbeit mit der DTAD GmbH